01Vem ansvarar för dina uppgifter

ScanSay är personuppgiftsansvarigt för vår webbplats, för ansökningar och offerter och för konton i översikten.

När du lämnar feedback via en QR-dekal är det företaget som satt upp dekalen som är personuppgiftsansvarigt. ScanSay behandlar då uppgifterna för företagets räkning, som personuppgiftsbiträde, enligt ett biträdesavtal.

Kontakt: hello@scansay.se

02Vilka uppgifter vi behandlar

Feedbackformuläret: betyg, ämne, meddelande, foto om du lägger till ett, e-postadress, namn om du skriver det, plats och tidpunkt.

Skydd mot spam: hur lång tid det tog att fylla i formuläret, ett tekniskt kontrollvärde som visar att inskicket kommer från en riktig webbläsare, och din IP-adress för att begränsa antalet inskick. IP-adressen sparas högst 24 timmar och kopplas inte till ditt meddelande.

Ansökan på webbplatsen: namn, företag, e-post, telefon, bransch, paket och meddelande.

Konton i översikten: namn, e-post, roll och en logg över vad som gjorts i kontot.

03Varför vi behandlar uppgifterna

04Kopia och bekräftelse av din e-post

Om du kryssar i rutan skickar vi en kopia av ditt meddelande till din e-post, med en knapp för att bekräfta adressen. Företaget ser då att meddelandet kommer från en bekräftad adress. Bekräftar du inte tas meddelandet ändå emot och hanteras som vanligt.

Din e-postadress visas bara för den som hanterar ärendet och visas aldrig för personalen på plats.

05Vem som får ta del av uppgifterna

Företaget som satt upp dekalen, och våra leverantörer för drift, e-post och SMS. Alla leverantörer finns inom EU/EES och har biträdesavtal med oss. Vi säljer aldrig uppgifter och använder dem inte för annonsering. Myndigheter får uppgifter bara när lagen kräver det.

06Överföring utanför EU

Vi lagrar och behandlar uppgifterna inom EU/EES. Om en överföring någon gång skulle behövas sker den bara med EU-kommissionens standardavtalsklausuler och efter att vi informerat företagen.

07Personalinloggning och incheckning

När en verksamhet använder personalinloggning sparas medarbetarens namn, e-post, roll och vilken kassa och tid hen var incheckad, i 12 månader. Det används för att koppla feedback till rätt pass. Funktionen kräver konsekvensbedömning och MBL-förhandling hos verksamheten. Ingen position eller annan spårning sparas.

08Dina rättigheter

Du har rätt att få en kopia av dina uppgifter, få fel rättade, få uppgifter raderade, begränsa behandlingen, invända mot behandlingen och få ut uppgifterna i ett maskinläsbart format.

Gäller det feedback du lämnat via en dekal kan du vända dig till företaget eller till oss på hello@scansay.se, så hjälper vi till. Skriv gärna ärendenumret från bekräftelsen. Vi svarar inom en månad.

09Säkerhet

All trafik är krypterad (HTTPS). Åtkomst till översikten kräver inloggning och styrs per roll, och allt som görs loggas. Formulären har skydd mot robotar och falska inskick som kontrolleras både i webbläsaren och på servern.

10Klagomål

Är du missnöjd med hur vi behandlar dina uppgifter kan du kontakta oss först. Du har också rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.

11Ändringar

Vi uppdaterar policyn när tjänsten eller reglerna ändras. Datumet högst upp visar när den senast ändrades. Större ändringar meddelar vi företagen i förväg.

01För dig som lämnar feedback

Formuläret är gratis och kräver ingen inloggning. Skriv sakligt och utan namn på personal, känsliga uppgifter om hälsa eller hot. Sådan text kan maskeras eller raderas. E-post är frivilligt. Lämnar du e-post får du en kopia och kan få svar, och via länken i kopian kan du begära att ditt meddelande raderas. ScanSay är ingen larmtjänst. Vid nödsituationer, ring 112.

02Tillämpning

Villkoren gäller när ett företag eller en organisation (”Kunden”) använder ScanSay enligt en godkänd offert. Offerten och biträdesavtalet hör till avtalet. Om något skiljer sig gäller offerten först, sedan biträdesavtalet och sist de här villkoren.

03Tjänsten

ScanSay består av QR-koder per plats, ett webbformulär för feedback, en översikt med inkorg, larm, statistik, AI-sammanfattningar och intyg, enligt det paket som anges i offerten.

04Konto och användare

Kunden ansvarar för vilka användare som får tillgång, att inloggningar hålls hemliga och att användare tas bort när de slutar.

05Dekaler

Kunden skapar dekalerna i översikten och skriver ut och sätter upp dem själv. ScanSay trycker och monterar inte dekaler. Kunden ansvarar för att ha rätt att sätta upp dekalerna på platsen.

06Kundens ansvar

Kunden ska använda tjänsten lagligt, informera personalen om tjänsten och förhandla enligt MBL innan statistik per medarbetare aktiveras. Kunden får inte använda ScanSay för att stoppa, sortera eller styra offentliga recensioner, och inte erbjuda belöningar för positiva omdömen.

07Avgifter och betalning

Avgiften framgår av offerten och betalas per månad eller per år. Fakturor betalas inom 30 dagar. Alla priser anges exklusive moms. Vid försenad betalning får ScanSay ta ut dröjsmålsränta enligt räntelagen och efter påminnelse pausa tjänsten.

08Avtalstid och uppsägning

Avtalet gäller under den period som anges i offerten. Om inget annat anges förlängs det med samma period och kan sägas upp senast en månad före periodens slut. Efter avslut kan Kunden exportera sin data i 30 dagar, sedan raderas den.

09Tillgänglighet och support

Vi strävar efter att tjänsten är tillgänglig dygnet runt. Planerat underhåll meddelas i förväg. Support ges via e-post vardagar, och vi svarar inom en arbetsdag.

10Personuppgifter

För feedback som lämnas via Kundens dekaler är Kunden personuppgiftsansvarig och ScanSay personuppgiftsbiträde. Biträdesavtalet gäller.

11Intyg

Intyg bygger på data i Kundens inkorg och kan inte ändras för hand. ScanSay får dra tillbaka ett intyg vid missbruk, till exempel om meddelanden markeras som lösta utan åtgärd.

12Ansvarsbegränsning

ScanSay ansvarar inte för indirekta skador eller utebliven vinst. ScanSays sammanlagda ansvar är begränsat till de avgifter Kunden betalat de senaste tolv månaderna. ScanSay är ingen larmtjänst och ersätter inte 112.

13Ändringar och tillämplig lag

Ändringar i villkoren meddelas minst 30 dagar i förväg. Svensk lag gäller. Tvister avgörs av allmän domstol i Sverige.

01Kort sagt

ScanSay använder inga spårningscookies, ingen annonsering och ingen tredjepartsanalys. Vi sparar bara det som behövs för att sidan och formulären ska fungera. Därför behöver du inte godkänna något.

02Det här sparas i din webbläsare

03Varför inget samtycke behövs

Enligt lagen om elektronisk kommunikation (9 kap. 28 §) krävs inget samtycke för lagring som är nödvändig för en tjänst du själv har bett om. Allt vi sparar hör till den kategorin. Om vi någon gång lägger till något annat frågar vi först.

04Videor, bilder och typsnitt

Alla videor, bilder och typsnitt ligger på vår egen server. Ingenting hämtas från Google, Facebook eller andra tredje parter när du besöker sidan.

05Ta bort sparade uppgifter

Du kan rensa sparade uppgifter i webbläsarens inställningar när som helst. Sidan fungerar ändå, men visas på svenska som standard och demoexemplen börjar om.

01Var data finns

All data lagras och behandlas inom EU/EES, i datacenter i Sverige eller Norden. Inget skickas utanför EU.

02Underbiträden

Listan uppdateras innan en ny leverantör börjar användas. Kunder meddelas i förväg.

03Hur länge vi sparar

Meddelanden med text, e-post och foto raderas efter 12 månader som standard. Anonym statistik (antal, betyg, andel lösta, tider) utan personuppgifter sparas i 3 år, så att intyg kan kontrolleras i efterhand. In- och utcheckningar för personal sparas 12 månader.

04AI-policy

AI används för att sortera meddelanden, föreslå svar och skriva sammanfattningar. AI-tjänsten finns inom EU, sparar inga data längre än 30 dagar och får aldrig träna på kunddata. Allt som AI har skrivit är märkt som AI-förslag och kan ändras innan det skickas. AI fattar inga beslut om personal.

05Skydd mot missbruk

Formuläret har osynligt skydd: dold robotfälla, tidskontroll, en beräkning i webbläsaren, gräns per enhet och tid, stopp för dubbletter och engångsadresser. Kontrollerna görs också på servern. Varje QR-kod är signerad, så en falsk dekal leder till ”Ogiltig kod”. Den som hittar en misstänkt dekal kan rapportera den.

06Säkerhet och incidenter

All trafik är krypterad (TLS) och data krypteras i lagring. Tvåstegsverifiering för administratörer, roller och behörigheter, och en granskningslogg över alla ändringar. Dagliga säkerhetskopior med regelbundna återläsningstester. Vid en personuppgiftsincident underrättas kunden inom 24 timmar och Integritetsskyddsmyndigheten inom 72 timmar.

07Personal och MBL

Feedback per medarbetare och incheckning per kassa räknas som uppföljning av personal. Funktionen slås på först när kunden har gjort en konsekvensbedömning (DPIA), informerat personalen och förhandlat enligt MBL. Medarbetaren ser sin egen feedback. Vi sparar bara kassa och tid, ingen position.

01Vårt mål

ScanSay ska kunna användas av alla. Kundformuläret och webbplatsen är byggda för att uppfylla WCAG 2.1 nivå AA, som krävs enligt lagen om tillgänglighet till digital offentlig service (DOS-lagen).

02Det här har vi gjort

• Text och knappar har kontrast enligt AA. Text på vår beigefärg är alltid svart.
• Alla fält har synliga etiketter och felmeddelanden kopplade till fältet.
• Knappar och val är minst 44 pixlar stora på mobilen.
• Allt går att använda med tangentbord, med tydlig fokusmarkering.
• Rörliga bilder stängs av om du har valt minskade rörelser i telefonen eller datorn.
• Formuläret fungerar med skärmläsare och förstorad text.

03Kända brister

Exempelbilder i demoversionen kan sakna fullständiga alternativtexter. Vi gör en extern granskning före lansering och uppdaterar den här sidan med resultatet.

04Kontakta oss

Om något inte fungerar för dig, skriv till hello@scansay.se så åtgärdar vi det. Du kan också anmäla till Myndigheten för digital förvaltning (DIGG).

01Vad intyget visar

Intyget visar hur en verksamhet tar emot och löser privat feedback via ScanSay under en period. Det är inte ett betyg på produkter eller tjänster, och det påverkar inte offentliga recensioner.

02Nivåer

03Minsta underlag

Ett intyg utfärdas bara om perioden har minst 50 meddelanden och minst 5 klagomål. Perioden är 3, 6 eller 12 månader. Årsintyget gäller 12 månader.

04Kontroll och återkallelse

Varje intyg har ett unikt ID och en QR-kod till en offentlig verifieringssida med företag, period, nivå, nyckeltal, utfärdare och status. Siffrorna räknas automatiskt och kan inte ändras för hand. Om ärenden markeras som lösta utan åtgärd kan ScanSay återkalla intyget, och då visar verifieringssidan ”Återkallat”.

05Verifierade företag

Företag som visas som verifierade har ett kontrollerat organisationsnummer, ett signerat avtal och ett giltigt intyg som de själva har valt att publicera.